Planowanie strategiczne.
Jako, że mamy początek 2014 roku w tym artykule skupię się na istotnej sprawie jaką jest planowanie strategiczne. Dam Tobie narzędzia do zarządzania czasem i tworzenia listy zadań do wykonania. Wiele osób w związku z nowym rokiem planuje swoje cele, robi listę rzeczy do zrobienia. Często jednak jak to bywa z takim planowaniem, wiele z tych rzeczy nie zostanie zrealizowane w danym roku. Jak zatem podnieść swoją wydajność , lepiej wykorzystywać swoje możliwości, a przez to poprawić swoje wyniki w osiąganiu wyznaczanych celów?
Dzisiaj pokarzę Tobie w kilku punktach jak podnieść swoją efektywność i lepiej zarządzać czasem.
1. Wstawaj wcześnie rano
Gdy masz potrzebę chodzić do pracy na określoną wczesną godzinę i jest to takie Twoje planowanie strategiczne, to ranne wstawanie będzie dla Ciebie już wykształconym nawykiem. Kiedy natomiast nie masz takiej potrzeby, że tak powiem działasz elastycznie, to ta zasada będzie dla Ciebie bardzo istotna.
Każdy dzień trwa tylko 24 godziny i w żaden sposób nie można wydłużyć 24-godzinnej doby. Chyba, że ktoś mówi, że wstał 2 godziny wcześniej, to ma 26 godzin do dyspozycji ;) Jeśli jesteś typem osoby tzw. sowy, czyli takiej, która dość późno kładzie się spać, a co za tym idzie wstaje np. o 9-tej rano, to zwyczajnie marnujesz najlepsze godziny do pracy. Według badań wczesny poranek od 7 do 10 rano, to czas, kiedy nasz mózg pracuje z największą efektywnością i warto, abyś to wykorzystywał!
Przedstawię Ci jak w banalny sposób wcześnie wstawać. Wiadomo, aby wcześnie wstać należy się także wcześnie położyć. Należy się w miarę możliwości trzymać tej zasady. Niemniej jednak czasami mamy potrzebę wstania o wczesnej porze, a nie każdy ma pewność, że da radę ;) W tego typu sytuacjach nastaw sobie głośno budzik na ustaloną godzinę w telefonie komórkowym. Następnie ten telefon umieść na tyle daleko od łóżka, aby w czasie, kiedy budzik się włączy będziesz musiał przejść parę metrów, aby go wyłączyć. Kiedy zdobędziesz się już na taki wysiłek, to z reguły uda Ci się obudzić i zacząć nowy dzień :)
Planowanie strategiczne
2. Prowadź kalendarz, dzienniczek
Robiąc planowanie strategiczne możesz zapisywać różne rzeczy do zrobienia, terminy itp. w zwykłym papierowym kalendarzu. Możesz także planować swoje działania online np. w kalendarzu Google, czyli upraszczaj, organizuj i wyluzuj ;)
3. Wyznaczaj swoje cele
Ludziom osiągającym sukcesy w różnych dziedzinach towarzyszy jedna wspólna cecha. Jest nią wyznaczanie celów. Nie masz jeszcze określonych celów? Zrób to jak najszybciej np. wykorzystując metodę SMART. O tej metodzie jeszcze tutaj napiszę za chwilę.
Także z początku ustal, co chcesz zrealizować w przeciągu przykładowo jednego roku. Określ także swoje cele na najbliższe kilka i kilkanaście lat. Miej na uwadze wszystkie ważne dla Ciebie życiowe kategorie, o tym także będzie za chwilę. Także w każdym obszarze wyznacz sobie długoterminowy cel. Następnie cofając się w czasie wyznaczaj sobie krótkoterminowe cele.
Kategorie celów
Kategorie celów są to obszary Twojego życia, o które powinieneś szczególnie zabiegać. Powinieneś ująć wszystkie ważne dziedziny w swoim życiu. Niektórzy mają tendencję do ignorowania obszarów, których nie lubią. Przykładowo mają kiepską relację z rodziną i zapominają o tej kategorii. Niestety taka niepamięć, kończy się jeszcze większymi problemami. Podobnie jak u Pana zębologa ;) Mając mały ubytek szybko go wyleczysz, a wizyta będzie dosyć znośna. Natomiast lekceważąc ten problem narażasz się na jeszcze bardziej nieprzyjemne konsekwencje jak bolesne leczenie kanałowe, czy nawet wyrwanie zęba. Także wylistuj sobie wszystkie kategorie i dbaj o nich. Poniżej masz kilka propozycji kategorii w, których powinieneś ustalić własne cele:
Zdrowie i wygląd. Jak chcesz wyglądać? Jaki wieść tryb życia? Czy powinieneś zacząć ćwiczenia fizyczne? Czy chcesz zmienić swoje nawyki żywieniowe na bardziej zdrowe?
Rodzina. Co musisz zrobić, aby polepszyć swój związek? Czy jesteś dobrym rodzicem? Być może planujesz nim zostać i powinieneś przygotować się do tego mentalnie, finansowo…?
Nauka. Co chcesz się nauczyć? Jakich będziesz potrzebował kompetencji? Podobno człowiek uczy się całe życie…?
Finanse. Ile chcesz zarabiać? Jak chcesz zarabiać? Czy będzie to tylko pensja, czy jakieś inne źródła dochodu? Czy myślisz, aby zadbać o finansową przyszłość?
Kariera. Jaki chcesz osiągnąć poziom swojej kariery jaka by ona nie była? Czy chcesz pracować na etacie, czy może myślisz o własnym biznesie?
Niemniej jednak nazwy kategorii, to tylko moje propozycje. Ty możesz te same obszary po swojemu nazywać, np. zamiast zdrowie/ciacho/wygląd bądź sex machine ;) Masz takie prawo, przecież to Twoja lista kategorii.
Metoda SMART
Szczegółowy. Cel musi być na tyle dobrze określony, abyś wiedział jak go realizować. Cele mało zdefiniowane typu „ma być lepiej”, są w ogóle nieokreślone i nie wiesz, czy już ten cel osiągnąłeś, czy jeszcze Ci dużo do niego brakuje. Po prostu nie możesz poprawnie zdefiniować danego celu i nie masz pewności, że tego właśnie chcesz?
Mierzalny. Taki cel powinien dać się określić w liczbach. Z reguły dość łatwo będzie określić finansowy cel w złotówkach, czy sztabkach złota jak wolisz. Może to być także przebiegnięcie jakieś ilości kilometrów dziennie, zrobienie określonej ilości ćwiczeń fizycznych w tygodniu, itd. Takie pomiary będą Tobie potrzebne, abyś wiedział, czy podążasz w wyznaczonym kierunku i robisz to w odpowiednim tempie.
Atrakcyjny (ambitny). Cel musi Cię po prostu kręcić. Kiedy będzie on zbyt prosty, nudny, mało istotny, to nie będziesz odpowiednio zmotywowany/nie będzie się Tobie chciało ruszyć z miejsca i go realizować.
Realistyczny. Nie wyznaczaj sobie zbyt trudnych do zrealizowania celów. Musisz wierzyć, że uda się Tobie go osiągnąć. Kiedy w czasie jego realizacji zauważysz, że nie jesteś w stanie tego dokonać, to zamiast rezygnacji – zmień ten cel na bardziej realny.
Terminowy. Musisz wiedzieć w jakim czasie chcesz coś osiągnąć (konkretna data). Unikaj założeń za dwa lata, ponieważ ile razy będziesz sobie przypominał ten cel, to będziesz dodawał sobie dwa lata. Powinieneś jasno określić konkretną datę np. 1 październik roku 2… Wówczas się nie wymigasz, gdyż będziesz miał motywacyjną presje, aby wykonać coś do określonej daty.
Jest jeszcze modyfikacja metody SMART, czyli SMARTER = Specific, Measurable, Achievable, Relevant,Timely defined, Exciting, Recorded. Fajnie zasada SMART+ER jest opisana w wikipedii.
Jeszcze podam Tobie kilka porad bonusowych:
Pozytywnie określ. Zdefiniuj to, co chcesz osiągnąć, a czego już nie chcesz, to sobie odpuść. Ludzki mózg w pewnych sformułowaniach nie zauważa słowa NIE. Określając cel np. nie palić, będziesz prześladowany myślami o paleniu. Rzucić palenie, to także podobnie zadziała i nadal będziesz o nim myślał. Twój cel musi być pozytywnie sformułowany. Chcesz prowadzić zdrowy tryb życia? Nadaj temu pozytywną nazwę i zapisz jako swój cel.
Zapisz. Koniecznie zanotuj to, co chcesz osiągnąć. Może to być na zwykłej kartce papieru, czy w wersji elektronicznej. Tak, czy siak, to zacznie działać. Będziesz widział ten cel. Nie będziesz mógł o nim zapomnieć i będziesz miał się do czego odnieść. Realizację swojego celu będziesz mógł kontrolować, a przez to mógł widzieć postępy.
Ustal priorytety. Po prostu skup się na najważniejszych rzeczach. Są zawsze rzeczy ważne i najważniejsze. Jeżeli nawet masz cele dla ważnych obszarów, spójrz za, które weźmiesz się w pierwszej kolejności. Nie próbuj robić wszystkiego na raz: zmienić tryb odżywiania, polepszać związek, zacząć dodatkową edukację, zaczynać różne źródła dochodu, udoskonalać swoją karierę, zacząć ćwiczenia fizyczne. Wszystkiemu na raz raczej nie podołasz. Także wdrażaj wszystko po kolei zaczynając od tych najważniejszych dla Ciebie rzeczy.
Miej wpływ. Twoje cele muszą być zależne od Ciebie i pod Twoją kontrolą, czyli musisz mieć na nie wpływ. Akurat nie masz wpływu np. jaka będzie pogoda, czy urząd odpowie Tobie w wyznaczonym czasie itd. Jednak masz na to wpływ co robisz. Czy weźmiesz się dzisiaj i zrobisz trening fizyczny, wykonasz telefon itp. Skup się w celach na Twoich działaniach, a nie na zdarzeniach nie będących od Ciebie zależnymi.
Planowanie strategiczne lista zadań do wykonania
4. Rób codziennie listę zadań do wykonania.
Kiedy już masz obrany swój cel do którego zmierzasz, to będziesz potrzebował planu, który Cię poprowadzi tam gdzie chcesz dotrzeć, aby Twoje planowanie strategiczne było skuteczne. Chcesz wykorzystać efektywnie czas i robić zadania prowadzące do celu? W takim razie możesz codziennie wieczorem tworzyć sobie listę zadań do wykonania na następny dzień. Kiedy tak będziesz robił, to wieczorem tak „zaprogramujesz swój mózg”, że także podczas snu będziesz myślał o swoim planie. Także dzięki temu będziesz wstawał pełen inspiracji i zmotywowany.
Twoje zadania na liście możesz pisać od myślników. Kiedy dana czynność jest bardziej pilna, dodaj tam wykrzyknik, czy termin ostateczny. Kiedy już wykonasz dane zadanie możesz je skreślić, czy dopisać tzw. ptaszka (V). Natomiast, kiedy nie uda się Tobie wykonać całości dziennego planu, to pozostałe zadania przepisz na następny dzień.
Jeżeli będziesz konsekwentny w stosowaniu tej metody, to dość szybko zauważysz jak Twoja efektywność będzie wzrastać, a duże ilości skreślonych zadań/punktów zwiększą Twoją pewność siebie, oraz dodadzą Ci motywacji.
Kolejnym narzędziem, które Tobie chciałem polecić jest Wunderlist. Jest to bardzo dobra, a zarazem darmowa multiplatformowa aplikacja do zarządzania zadaniami. Dzięki Wunderlist będziesz mógł szybko zdefiniować swoje zadania, śledzić ich postęp a nawet tworzyć małe projekty. To wszystko oprawione jest w naprawdę przyjemny interfejs graficzny, dzięki któremu jeszcze lepiej pracuje się z tą aplikacją. Zadania Wunderlist możesz współdzielić z innymi, dodawać poprzez wysłanie maila i co najważniejsze cała aktywność synchronizowana jest poprzez chmurę z innymi urządzeniami. Jeśli jeszcze nie testowałeś tej aplikacji, to gorąco polecam. Jest ona dostępna w wersji na iPad, iPhone, jak również na telefony z Androidem. Wunderlist w wersji mobilnej pobierzesz tutaj, zaś w wersji na przeglądarkę tutaj.
Planowanie strategiczne priorytety
5. Ustal priorytety.
Jeśli chcesz jeszcze bardziej zwiększyć swoją efektywność robiąc planowanie strategiczne, to zastosuj tzw. „Prawo trójki”. Twierdzi ono, że:
„Twoje trzy podstawowe obowiązki składają się na 90% Twojego wkładu w rozwój firmy lub innej instytucji”.
Zastanów się trochę i napisz trzy czynności, które według Ciebie odpowiadają za 90% Twoich efektów. W taki oto prosty sposób będziesz mógł określić swoje priorytety. Zachowaj tę listę i korzystaj z niej wyznaczając codzienne plany. Zatroszcz się, aby w każdym z nich były zadania dotyczące prawa trójki, dzięki czemu będziesz się koncentrował głównie na priorytetowych sprawach.
Jak wygląda Twoje planowanie strategiczne, a co za tym idzie Twoja efektywność? Stosujesz może podane przeze mnie sposoby na planowanie strategiczne, czy robisz jeszcze coś zupełnie innego?
Jeżeli masz jakieś pytania, przemyślenia proszę podziel się nimi w komentarzu poniżej. Jeśli artykuł okazał się dla Ciebie pomocny, będę wdzięczny, kiedy podzielisz się nim z osobami, którym może on pomóc np. przez media społecznościowe. Udostępniaj ile wlezie ;) Pozdrawiam i wszystkiego najlepszego w Nowym Roku, Piotrek Idzik.
Najnowsze komentarze